Xuất kết quả khảo sát sang Excel và chia sẻ bảng điều khiển trực tiếp

Cách xuất kết quả khảo sát sang tệp Excel và CSV

Việc xuất dữ liệu khảo sát từ OnlinePoll chỉ mất vài thao tác nhấp chuột ngay trên bảng điều khiển tổ chức của bạn. Ngay sau khi người phản hồi gửi ý kiến qua các điểm thu thập hoặc liên kết web, các bản ghi sẽ xuất hiện tức thì trong khu vực phân tích của bạn.

1. Mở không gian làm việc của tổ chức và chọn tab Analytics cho khảo sát của bạn.
2. Áp dụng các bộ lọc tùy chọn bằng cách chọn phạm vi ngày cụ thể hoặc chọn một nhánh tổ chức, chẳng hạn như khu vực hoặc chi nhánh địa phương.
3. Nhấp vào nút xuất và chọn định dạng XLSX hoặc CSV.
4. Lưu tệp vào máy tính để phân tích ngoại tuyến, lưu trữ hoặc lập mô hình trên bảng tính.

Định dạng XLSX mở trực tiếp trong Microsoft Excel với các tiêu đề được định dạng sẵn và các hàng phản hồi có cấu trúc. Định dạng CSV chuẩn cung cấp định dạng văn bản phổ quát có thể nhập mượt mà vào các phần mềm thống kê, cơ sở dữ liệu hoặc công cụ báo cáo mà không xảy ra xung đột cột.

Những dữ liệu có trong bảng tính được xuất

Mỗi bảng tính được xuất cung cấp một bản ghi dạng bảng hoàn chỉnh về các phản hồi khảo sát đã gửi. Mỗi hàng đại diện cho một lượt phản hồi, trong khi các cột ghi lại siêu dữ liệu gửi kèm theo từng trường câu hỏi.

Nhờ OnlinePoll tự động liên kết phản hồi với các nhánh cụ thể trong cây phân cấp của bạn, bảng tính sẽ hiển thị chính xác chi nhánh, cửa hàng hoặc lớp học nơi mỗi phản hồi bắt nguồn, loại bỏ việc gắn thẻ thủ công.

Chia sẻ kết quả trực tiếp bằng liên kết bảng điều khiển chỉ xem

Khi bạn cần chia sẻ quyền truy cập liên kết kết quả khảo sát với khách hàng bên ngoài, thành viên hội đồng quản trị hoặc trưởng bộ phận mà không cần mời họ vào không gian làm việc, bạn có thể tạo liên kết chia sẻ bảng điều khiển chỉ xem. Tính năng này cung cấp giao diện web an toàn hiển thị các biểu đồ tổng hợp theo thời gian thực, chi tiết từng câu hỏi và tóm tắt phản hồi.

Liên kết chỉ xem mang lại nhiều lợi thế chính cho quy trình báo cáo:

• Cập nhật theo thời gian thực: Các bên liên quan thấy dữ liệu được làm mới trực tiếp khi có người phản hồi mới gửi câu trả lời, loại bỏ các báo cáo cập nhật trạng thái lặp đi lặp lại.
• Tùy chọn thời hạn liên kết: Đặt ngày hết hạn cụ thể để đảm bảo các đối tác bên ngoài không còn quyền truy cập sau khi giai đoạn đánh giá kết thúc.
• Trình bày an toàn: Người xem có thể khám phá bản tóm tắt câu hỏi, các chỉ số NPS và bảng phân tích theo nhánh mà không có quyền chỉnh sửa logic khảo sát hoặc xóa bản ghi.

Ví dụ: nếu bạn quản lý khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng trên hai mươi chi nhánh, người quản lý khu vực có thể kiểm tra dữ liệu tổng hợp trực tiếp ngay trên trình duyệt ở bất kỳ thiết bị nào.

Nhúng kết quả bình chọn trực tiếp vào các trang web bên ngoài

Đối với các cuộc thăm dò ý kiến công chúng và thu thập phản hồi cộng đồng, OnlinePoll cung cấp mã nhúng iframe giúp hiển thị kết quả trực tiếp ngay bên trong trang web, cổng thông tin nội bộ hoặc bài đăng blog của bạn. Thay vì chụp ảnh màn hình tĩnh của biểu đồ cột vốn nhanh chóng trở nên lỗi thời, tiện ích nhúng sẽ tự động cập nhật các lượt bình chọn gửi đến.

Để nhúng kết quả bình chọn, hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Điều hướng đến trang bình chọn công khai hoặc bảng điều khiển của bạn.
2. Tìm các tùy chọn chia sẻ và sao chép mã nhúng iframe được cung cấp.
3. Dán đoạn mã HTML vào hệ thống quản trị nội dung hoặc trình chỉnh sửa trang web của bạn.

Tiện ích nhúng hiển thị tổng số lượt bình chọn trực tiếp, thanh phần trăm và biểu đồ phân bổ phiếu bầu. Do OnlinePoll chỉ sử dụng các cookie thực sự cần thiết và không dùng các đoạn mã theo dõi của bên thứ ba, tiện ích nhúng tải nhanh chóng và tôn trọng quyền riêng tư của khách truy cập trên mọi trình duyệt.

Quản lý quyền xuất dữ liệu với các vai trò trong tổ chức

Bảo vệ các ý kiến phản hồi nhạy cảm đòi hỏi phải kiểm soát ai có thể tải xuống các tệp dữ liệu thô và ai chỉ có thể xem các chỉ số tóm tắt. OnlinePoll tích hợp tính năng quản lý vai trò nhóm trong không gian làm việc của tổ chức, cho phép quản trị viên phân quyền phù hợp cho từng đồng nghiệp.

Nền tảng cung cấp năm cấp độ vai trò riêng biệt:

• Owner và Admin: Toàn quyền quản trị đối với cài đặt không gian làm việc, cấu trúc phân cấp, xuất bản khảo sát, xóa phản hồi và xuất dữ liệu.
• Editor: Xây dựng bảng câu hỏi, định cấu hình logic bỏ qua câu hỏi, thiết kế giao diện chủ đề và tạo các bộ thu thập.
• Analyst: Xem xét số liệu phân tích, lọc dữ liệu theo các nhánh tổ chức, kiểm tra từng bản ghi riêng lẻ và thực hiện xuất kết quả khảo sát sang CSV hoặc tải xuống XLSX.
• Viewer: Xem các bảng điều khiển tổng hợp và chi tiết từng câu hỏi mà không có quyền xuất tập dữ liệu thô hay sửa đổi cấu hình.

Các thành viên trong nhóm nhận thư mời qua email và có thể bảo vệ tài khoản bằng tính năng xác thực hai yếu tố tùy chọn, đảm bảo các bản ghi phản hồi thô luôn được bảo mật.

Báo cáo dữ liệu khảo sát cho khách hàng và trụ sở chính

Việc truyền tải thông tin chi tiết rõ ràng từ khảo sát tới ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc khách hàng đòi hỏi các định dạng báo cáo linh hoạt. OnlinePoll hỗ trợ quy trình báo cáo đa cấp bằng cách kết hợp tổng hợp theo nhánh phân cấp, xuất bảng tính đã lọc và chia sẻ bảng điều khiển an toàn.

Quy trình báo cáo thực tế

1. Lọc theo đơn vị tổ chức: Sử dụng cây tổ chức để tách riêng phản hồi từ một chi nhánh hoặc đại lý duy nhất, hoặc xem báo cáo tổng hợp đầy đủ của toàn bộ tổ chức.
2. Xuất bảng tính theo phân khúc: Tải xuống các tệp XLSX đã được lọc cho từng khu vực hoặc phòng ban. Nhờ tiêu đề câu hỏi và các giá trị câu trả lời được gắn nhãn rõ ràng, việc tạo bảng pivot và biểu đồ trong phần mềm bảng tính của bạn không cần bước làm sạch dữ liệu.
3. Cung cấp khả năng theo dõi trực tiếp: Tạo liên kết chia sẻ bảng điều khiển chỉ xem có thời hạn dành cho các trưởng bộ phận thích xem tương tác trên trình duyệt hơn là các tệp tĩnh.
4. Xem xét các bản tóm tắt tự động: Các tổ chức hoạt động bằng tiếng Thổ Nhĩ Kỳ cũng có thể xem báo cáo bằng văn bản do AI của nền tảng tạo ra, được tạo cục bộ trên các máy chủ EU mà không gửi văn bản của người phản hồi tới các dịch vụ AI bên thứ ba.

Quy trình làm việc này cho phép các chuyên viên phân tích cung cấp các bản tóm tắt điều hành chỉn chu, đồng thời giúp các nhà quản lý vận hành theo dõi hiệu suất chi nhánh theo thời gian thực.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư trước khi xuất

Quyền riêng tư dữ liệu là yếu tố thiết yếu khi quản lý các tập dữ liệu khảo sát. Mặc định, OnlinePoll áp dụng các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt: người phản hồi luôn ẩn danh trừ khi bạn thu thập thông tin liên hệ một cách rõ ràng, địa chỉ IP thô không bao giờ được lưu trữ và dữ liệu được lưu trữ an toàn trên các máy chủ tại Liên minh Châu Âu.

Trước khi xuất hoặc phân phối các bản ghi bảng tính, các chuyên viên phân tích nên thực hiện theo các bước quản trị thực tế sau:

• Kiểm tra từng bản ghi riêng lẻ: Sử dụng trình xem phản hồi đơn lẻ để kiểm tra các mục đã gửi. Nếu người phản hồi yêu cầu xóa dữ liệu theo quy định GDPR hoặc KVKK, bạn có thể xóa hoặc ẩn danh phản hồi cụ thể đó trực tiếp trên bảng điều khiển trước khi xuất.
• Làm sạch các trường liên hệ tùy chọn: Nếu bảng câu hỏi của bạn có thu thập tên hoặc địa chỉ email tùy chọn, hãy xóa các cột nhận dạng này khỏi bảng tính trước khi chia sẻ tệp cho các nhóm nội bộ rộng hơn.
• Kiểm tra thông báo quyền riêng tư: Đảm bảo người phản hồi đã tích chọn hộp kiểm đồng thuận bắt buộc và đã xem thông báo quyền riêng tư tùy chỉnh của bạn trong quá trình thực hiện khảo sát.

Việc kết hợp giảm thiểu dữ liệu phía máy chủ với việc xử lý tệp cẩn thận giúp tổ chức của bạn luôn tuân thủ quy định trong khi vẫn khai thác được những thông tin giá trị từ kết quả khảo sát.

Câu hỏi thường gặp