כיצד לייצא תוצאות סקרים לקובצי Excel ו-CSV
ייצוא נתוני סקרים מ-OnlinePoll מתבצע במספר לחיצות פשוטות מתוך לוח הבקרה הארגוני שלכם. ברגע שהמשיבים שולחים משוב דרך רכיבי איסוף (צמתים) או קישורי אינטרנט, הרשומות מופיעות מיד באזור הניתוח והאנליטיקה שלכם.
- פתחו את סביבת העבודה הארגונית שלכם ובחרו בלשונית Analytics עבור הסקר הרצוי.
- החילו מסננים אופציונליים על ידי בחירת טווחי תאריכים ספציפיים או בחירת צומת ארגוני, כגון מחוז אזורי או סניף מקומי.
- לחצו על כפתור הייצוא ובחרו בפורמט XLSX או CSV.
- שמרו את הקובץ במחשב שלכם לצורך ניתוח לא מקוון, שמירה בארכיון או מידול בגיליונות אלקטרוניים.
פורמט XLSX נפתח ישירות ב-Microsoft Excel עם כותרות מעוצבות ושורות תגובה מובנות. פורמט ה-CSV הסטנדרטי מספק פורמט טקסט אוניברסלי שמיובא בצורה חלקה לתוכנות סטטיסטיות, למאגרי נתונים או לכלי דיווח ללא התנגשויות בין עמודות.
מה כולל הגיליון האלקטרוני המיוצא
כל חוברת עבודה שמיוצאת מספקת תיעוד טבלאי מלא של כל המענים לסקר שלכם. כל שורה מייצגת סשן מענה בודד, בעוד שהעמודות כוללות מטא-דאטה על ההגשה ולאחריה את כל שדות השאלון.
| סוג עמודה | שדות נתונים כלולים | מטרת הניתוח |
|---|---|---|
| מטא-דאטה | חותמת זמן של ההגשה, שם הצומת הארגוני, סוג המכשיר, מערכת ההפעלה, דפדפן, מדינה ועיר | פילוח תגובות לפי מיקום, ערוץ ותזמון ההגשה |
| תשובות לשאלות | תשובות לכל 12 סוגי השאלות, כולל דירוגים, ציוני NPS, בחירות במטריצה, דירוגי עדיפות ושדות טקסט | חישוב ממוצעים מותאמים אישית, הצלבות נתונים והתפלגויות ציונים |
| רישומי הסכמה | סטטוס תיבת סימון להסכמה ואישור הודעת פרטיות | אימות ביקורות תאימות ועמידה במדיניות בכל הרשומות |
מכיוון ש-OnlinePoll משייכת תשובות באופן אוטומטי לצמתים ספציפיים בהיררכיה שלכם, הגיליון האלקטרוני כולל את הסניף, החנות או הכיתה המדויקים שמהם הגיעה כל תשובה, ללא צורך בתיוג ידני.
שיתוף תוצאות בזמן אמת באמצעות קישור לוח מחוונים לצפייה בלבד
כאשר אתם צריכים לשתף קישור לתוצאות הסקר עם לקוחות חיצוניים, חברי דירקטוריון או ראשי מחלקות מבלי להזמין אותם לסביבת העבודה שלכם, תוכלו להפיק קישור שיתוף ללוח מחוונים לצפייה בלבד. קישור זה מספק תצוגת אינטרנט מאובטחת המציגה תרשימים מרוכזים בזמן אמת, פירוט לפי שאלות וסיכומי תגובות.
קישורי צפייה בלבד מציעים יתרונות מרכזיים לתהליכי עבודה של דיווח:
- עדכונים בזמן אמת: בעלי עניין רואים את הנתונים מתרעננים בשידור חי כאשר משיבים חדשים שולחים תשובות, מה שחוסך עדכוני סטטוס חוזרים ונשנים.
- תפוגת קישור אופציונלית: הגדירו תאריך תפוגה ספציפי כדי להבטיח ששותפים חיצוניים יאבדו את הגישה לאחר סיום תקופת הבדיקה.
- הצגה בטוחה: צופים יכולים לחקור סיכומי שאלות, מדדי NPS ופילוחים לפי צמתים מבלי לקבל הרשאות לערוך את לוגיקת הסקר או למחוק רשומות.
לדוגמה, אם אתם מנהלים סקר שביעות רצון לקוחות בעשרים סניפים, מנהל אזורי יכול לבחון נתונים מרוכזים בזמן אמת ישירות בדפדפן שלו בכל מכשיר.
הטמעת תוצאות סקר חי בעמודי אינטרנט חיצוניים
עבור סקרי דעת קהל ומשוב קהילתי, OnlinePoll מספקת קוד הטמעה של iframe המציג תוצאות בזמן אמת ישירות בתוך אתר האינטרנט, פורטל האינטראנט או פוסט בבלוג שלכם. במקום לצלם צילומי מסך סטטיים של תרשימי עמודות שמתיישנים במהירות, ווידג'ט מוטמע משקף הצבעות חדשות באופן אוטומטי.
כדי להטמיע תוצאות סקר, בצעו את השלבים הבאים:
- עברו לעמוד הסקר הציבורי או ללוח המחוונים שלכם.
- אתרו את אפשרויות השיתוף והעתיקו את קוד ההטמעה של iframe שסופק.
- הדביקו את קטע קוד ה-HTML במערכת ניהול התוכן שלכם או בעורך דפי האינטרנט.
הווידג'ט המוטמע מציג סך הצבעות בזמן אמת, פסי אחוזים ותרשימי התפלגות הצבעות. מכיוון ש-OnlinePoll מסתמכת אך ורק על עוגיות (cookies) חיוניות לחלוטין ונמנעת מסקריפטים של מעקב צד שלישי, ווידג'טים מוטמעים נטענים במהירות ושומרים על פרטיות המבקרים בכל הדפדפנים.
ניהול הרשאות ייצוא באמצעות תפקידים בארגון
הגנה על משוב רגיש מחייבת שליטה על מי רשאי להוריד קובצי נתונים גולמיים ומי יכול רק לעיין במדדים מסוכמים. OnlinePoll כוללת ניהול תפקידי צוות בתוך סביבת העבודה הארגונית שלכם, ומאפשרת למנהלי מערכת להקצות הרשאות מותאמות אישית לכל עמית.
הפלטפורמה מספקת חמש רמות תפקיד שונות:
- Owner ו-Admin: שליטה מלאה בהגדרות סביבת העבודה, מבני היררכיה, פרסום סקרים, מחיקת תשובות וייצוא נתונים.
- Editor: בניית שאלונים, הגדרת לוגיקת דילוגים, עיצוב ערכות נושא ויצירת רכיבי איסוף.
- Analyst: סקירת אנליטיקה, סינון נתונים בצמתים ארגוניים, בדיקת רשומות בודדות וביצוע ייצוא תוצאות סקר ל-CSV או הורדות ב-XLSX.
- Viewer: עיון בלוחות מחוונים מסכמים ובפירוט שאלות ללא הרשאה לייצא מערכי נתונים גולמיים או לשנות הגדרות.
חברי הצוות מקבלים הזמנות בדוא"ל ויכולים לאבטח את חשבונם באמצעות אימות דו-שלבי אופציונלי, מה שמבטיח שרשומות המשיבים הגולמיות יישארו מוגנות.
דיווח נתוני סקרים ללקוחות ולהנהלה הראשית
הצגת תובנות סקר ברורות להנהלת החברה או ללקוחות דורשת פורמטי דיווח גמישים. OnlinePoll תומכת בתהליכי עבודה רב-שלביים לדיווח על ידי שילוב של ריכוז נתונים היררכי לפי צמתים, ייצוא גיליונות אלקטרוניים מסוננים ושיתוף מאובטח של לוחות מחוונים.
תהליך עבודה מעשי לדיווח
- סינון לפי יחידה ארגונית: השתמשו בעץ הארגוני כדי לבודד תגובות מסניף בודד או מסוכנות, או צפו בתמונה המרוכזת הכוללת בכל רחבי הארגון.
- ייצוא גיליונות אלקטרוניים מפולחים: הורידו קובצי XLSX מסוננים עבור כל אזור או מחלקה. מכיוון שכותרות השאלות וערכי התשובות מתויגים בבירור, יצירת טבלאות ציר (Pivot) ותרשימים בתוכנת הגיליונות האלקטרוניים שלכם אינה דורשת ניקוי נתונים.
- מתן נראות בזמן אמת: הפיקו קישור שיתוף עם תוקף מוגבל ללוח מחוונים לצפייה בלבד עבור ראשי מחלקות המעדיפים סקירה אינטראקטיבית בדפדפן על פני קבצים סטטיים.
- סקירת סיכומים אוטומטיים: ארגונים הפועלים בטורקית יכולים גם לעיין בדוח ה-AI הכתוב של הפלטפורמה, המופק מקומית בשרתי האיחוד האירופי (EU) מבלי לשלוח טקסט של משיבים לשירותי AI של צד שלישי.
תהליך עבודה זה מאפשר לאנליסטים לספק סיכומי מנהלים מלוטשים, תוך הענקת שקיפות בזמן אמת למנהלים תפעוליים לגבי ביצועי הסניפים.
הגנה על נתונים אישיים ופרטיות לפני ביצוע ייצוא
פרטיות נתונים היא עיקרון מהותי בניהול מערכי נתוני סקרים. OnlinePoll אוכפת תקני הגנת נתונים מחמירים כברירת מחדל: המשיבים נשארים אנונימיים אלא אם אספתם פרטי קשר במפורש, כתובות IP גולמיות אינן נשמרות לעולם, והנתונים מתארחים בצורה מאובטחת בשרתים באיחוד האירופי.
לפני ייצוא או הפצה של רשומות בגיליון אלקטרוני, מומלץ לאנליסטים לפעול לפי שלבי הפיקוח המעשיים הבאים:
- בדיקת רשומות בודדות: השתמשו בתצוגת המענה הבודד כדי לבחון רשומות שהוגשו. אם משיב מבקש את מחיקת הנתונים שלו במסגרת תקנות GDPR או KVKK, תוכלו למחוק או להפוך את ההגשה הספציפית הזו לאנונימית ישירות בלוח המחוונים לפני הייצוא.
- ניקוי שדות קשר אופציונליים: אם השאלון שלכם אסף שמות או כתובות דוא"ל אופציונליים, הסירו עמודות זיהוי אלו מהגיליון האלקטרוני לפני שיתוף הקבצים עם צוותים פנימיים רחבים יותר.
- ביקורת הודעות פרטיות: ודאו שהמשיבים סימנו את תיבת ההסכמה הנדרשת ועיינו בהודעת הפרטיות המותאמת אישית שלכם במהלך מילוי הסקר.
שילוב של צמצום נתונים בצד השרת עם טיפול זהיר בקבצים שומר על עמידת הארגון שלכם ברגולציה, תוך הפקת תובנות יקרות ערך מתוצאות הסקר.
שאלות נפוצות
כיצד מייצאים תוצאות סקר ל-Excel מ-OnlinePoll?
כדי לייצא את נתוני הסקר שלכם, פתחו את לוח הבקרה הארגוני, בחרו בסקר שלכם ופתחו את הלשונית Analytics. תוכלו להחיל מסנני תאריכים או לבחור צמתים ספציפיים בעץ הארגוני שלכם. לחצו על כפתור הייצוא ובחרו ב-XLSX או ב-CSV. הקובץ יורד מיד למחשב שלכם עם כל עמודות השאלות, חותמות הזמן ומיקומי הצמתים, כשהוא מוכן לניתוח בגיליון אלקטרוני.
האם ניתן לשתף תוצאות סקר בזמן אמת מבלי להעניק גישה לחשבון שלי?
כן. OnlinePoll מאפשרת להפיק קישור שיתוף לצפייה בלבד מתוך לוח המחוונים של הניתוח (Analytics). כל מי שיש לו קישור זה יכול לצפות בתרשימים אינטראקטיביים, בסיכומי שאלות ובנתונים מרוכזים של צמתים בדפדפן האינטרנט ללא צורך בהתחברות. ניתן גם להגדיר תאריך תפוגה אופציונלי לקישור, כך שלקוחות או בעלי עניין חיצוניים יאבדו את הגישה לאחר סיום תקופת הדיווח.
מה ההבדל בין ייצוא סקר לקובץ CSV לבין ייצוא ל-XLSX?
קובץ XLSX מעוצב במיוחד עבור Microsoft Excel ותוכנות גיליונות אלקטרוניים תואמות, ומארגן את רשומות המענה בעמודות מוגדרות עם כותרות ברורות. קובץ CSV מספק טקסט רגיל מופרד בפסיקים הפועל בכל כלי סטטיסטי, מסד נתונים מותאם אישית או תהליך עיבוד נתונים (pipeline). שני הפורמטים מכילים רשומות מענה זהות, מטא-דאטה ופרטי שיוך לצמתים ללא הגבלת מענה.
למי בצוות שלי יש הרשאה לייצא תשובות לסקר?
הרשאות הייצוא מנוהלות באמצעות בקרת גישה מבוססת תפקידים. לבעלי סביבת העבודה (Owners), למנהלי מערכת (Admins) ולאנליסטים (Analysts) יש גישה מלאה להורדת קובצי נתונים בפורמט CSV ו-XLSX ולבדיקת רשומות מענה בודדות. חברי צוות בעלי תפקיד Viewer יכולים לעיין בתרשימים מרוכזים ובמדדים מסכמים בלוח הבקרה, אך אינם יכולים להוריד קובצי נתונים גולמיים או לשנות את הגדרות השאלון.
האם כתובות IP של משיבים כלולות בגיליון האלקטרוני המיוצא?
לא. OnlinePoll לעולם אינה שומרת כתובות IP גולמיות. הפלטפורמה מעבדת אך ורק גיבובי Salt חד-כיווניים (salted hashes) כדי למנוע הגשות כפולות ולחשב סטטיסטיקות כלליות ברמת מדינה ועיר. גיליונות אלקטרוניים מיוצאים כוללים סיכומים גאוגרפיים וחותמות זמן של הגשות, אך ללא מזהי רשת גולמיים או נתוני מעקב פרטיים, מה שמבטיח עמידה מלאה בתקני הפרטיות של GDPR ו-KVKK.