預設匿名機制：哪些資料會儲存、哪些不會
保護填答者的隱私，必須從基礎架構層面嚴格落實資料最小化原則。OnlinePoll 採用預設匿名的系統架構，確保受訪者在填寫問卷時不會洩漏非必要的個人資訊。
資料處理實務
- 不儲存原始 IP 位址：系統絕不保留原始 IP 位址。平台僅透過單向加鹽雜湊值來防止重複填答，並產出國家與城市層級的彙總統計數據。
- 無任何追蹤指令碼：問卷填答頁面絕不包含任何第三方分析追蹤工具、Cookie 或跨網站追蹤指令碼。
- 無廣告干擾的問卷環境：組織問卷、填答者頁面與管理控制台均不刊登任何廣告。
舉例來說，當醫療體系向各診所發放醫療品質調查時，病患可透過收集器連結填寫問卷。OnlinePoll 會將回覆記錄在相應的診所節點下並統計裝置總數，完全不會記錄病患的個人身分。
若要嚴格符合 KVKK 與 GDPR 的法規要求，建議設計問卷時多採用封閉式題型，避免索取不必要的個人識別資訊。
符合 KVKK 規範之問卷工具中的同意聲明與隱私權告知
個人資料保護法規要求企業組織在收集意見回饋前，必須明確說明資料處理目的。OnlinePoll 內建問卷編輯控制項，方便發布隱私權告知書並取得具備佐證效力的受訪者同意。
逐步設定問卷同意機制
- 新增隱私權聲明：開啟問卷設定，輸入正式的 KVKK 告知文本（Aydınlatma Metni）或 GDPR 隱私權通知。
- 啟用同意勾選方塊：開啟強制同意切換開關，要求填答者在進入問卷前必須先確認同意條款。
- 插入專屬同意題型：在需要取得明確授權的特定頁面中，放置專屬的同意題型。
- 運用多語系文本：配置多語言問卷內容，以土耳其語、英語或其他支援語言呈現法定聲明。
例如，零售企業在進行供應商評鑑時，可在首頁顯示法定資料聲明。供應商代表必須先勾選強制同意方塊，才能開始填寫矩陣式評鑑題目。
每當修改隱私權條款用字時，請務必善用問卷版本控制功能，以便完整保留各調查階段所適用的確切法規通知紀錄。
資料保留週期、單筆回覆匿名化與紀錄刪除
根據隱私法規原則，組織不得將個人資料儲存超過必要期間。OnlinePoll 讓管理員能夠直接掌控單筆紀錄與問卷的完整生命週期。
資料生命週期管理
- 單筆回覆檢視器：在回覆列表中檢視個別問卷提交內容，確認填答細節並及時發現意外填入的個人識別資訊。
- 匿名化或刪除：可直接在儀表板中將特定回覆進行匿名化處理，或永久刪除整筆提交紀錄。
- 具時效的結果連結：分享附帶有效期限的唯讀彙總結果連結，防止報表存取權限無限期外流。
- 資料匯出與清除：將完整資料集匯出為 CSV 或 XLSX 試算表以供本地合規歸檔，隨後自平台中刪除已過期的問卷專案。
例如，人資部門在執行年度考核時，可將完整的回覆表格匯出至內部合規封存，然後從平台刪除上一週期的所有填答紀錄。
建議建立定期的資料維護流程：為提供給分析人員的共用連結設定到期日，並在資料安全匯出歸檔後立即清除已結束的問卷專案。
歐盟資料主機代管與安全防護機制
資料儲存地點與系統架構對法規遵循至關重要。OnlinePoll 將所有平台資料、資料庫與應用程式服務，全數託管於歐盟境內的伺服器。
安全架構總覽
| 安全防護層 | 實作細節 | 合規價值 |
|---|---|---|
| 資料代管 | 伺服器位於歐盟境內 | 符合 GDPR 標準與跨境資料傳輸規範 |
| AI 報表生成 | 土耳其語 AI 報表於專屬自有伺服器生成 | 資料絕不與第三方 AI 平台共享 |
| 存取控制 | 團隊角色權限劃分與選用雙重驗證 | 確保管理控制台的存取安全 |
例如，當管理員要求產出土耳其語的自動化 AI 摘要報表時，平台會在每月額度內於自有伺服器上進行本機運算，確保受訪者資料完全不外流。
為了維護管理環境的安全完整性，請指派適當的團隊角色（管理員、編輯者、分析師、檢視者），並要求團隊成員啟用雙重驗證。
落實處理 KVKK 與 GDPR 之當事人權利請求
KVKK 與 GDPR 賦予個人針對其個資享有法定權利，包含查閱、更正與刪除權。滿足這些請求需要簡便的平台控制項與明確的作業流程。
處理資料請求
- 匿名回饋：當問卷未索取個資時，回覆內容無法與自然人連結，從而將管理負擔降至最低。
- 具識別性的回饋：若問卷透過文字題、e-mail 或電話題目收集聯絡資訊，管理員可在回覆列表中定位該筆紀錄，並立即執行刪除或匿名化。
- 平台權利諮詢：填答者與平台使用者均可透過發送電子郵件至 [email protected]，行使其法定的 KVKK 與 GDPR 權利。
- 違規檢舉機制：每個問卷頁面皆包含檢舉濫用機制，讓參與者能及時回報不當的資料收集行為。
舉例來說，若求職者要求刪除附有其 e-mail 的面試回饋問卷，人資管理員即可在回覆列表中篩選該紀錄並直接刪除。
請務必在問卷前言中清楚載明該問卷為全匿名調查，或是否會收集聯絡資訊以進行後續聯繫。
透過組織架構樹執行匿名員工問卷調查
進行匿名員工調查時，既要精準掌握部門層級的趨勢，又不能犧牲個人的保密性。OnlinePoll 將彈性的組織層級架構與嚴密的隱私資料收集完美結合。
逐步部署流程
- 建立組織架構樹：設定無層級限制的自訂節點類型（例如：區域 → 分部 → 部門），或透過上傳 CSV 檔案匯入組織架構。
- 指派節點收集器：為每個分部或團隊生成專屬的網頁連結與 QR 碼，並可列印為宣傳海報。
- 套用問卷範本：選擇現成的土耳其語員工脈動範本，或使用評分、NPS、矩陣和排序題型自訂問卷題目。
- 評估層級彙總分析：檢視跨分部與區域的即時回覆彙總數據，全程不暴露個別投票者的身分。
例如，全連鎖零售商為 40 間門市的員工休息室列印 QR 碼海報。門市同仁以手機掃描海報並完成脈動問卷，區域主管可即時檢視彙總的滿意度分數，同時確保每位員工的提交內容完全匿名。
對人數較少的小型團隊進行調查時，請避免設計過於具體的開放式問題，以防主管根據文字書寫風格推斷出員工身分。
常見問題
OnlinePoll 是否符合土耳其 KVKK 與歐洲 GDPR 法規規範？
是的。OnlinePoll 的核心設計理念即為資料最小化與預設隱私保護。平台所有資料皆託管於歐盟境內，絕不儲存原始 IP 位址，亦不包含任何第三方追蹤指令碼。企業組織帳號可加入自訂隱私權聲明、強制同意勾選方塊，並透過單筆回覆匿名化與刪除工具管理資料保留週期。我們亦會依請求落實法定的當事人權利。
OnlinePoll 如何在不儲存 IP 位址的情況下防止重複投票？
OnlinePoll 使用加鹽密碼雜湊技術取代儲存原始 IP 位址。當受訪者提交回覆時，系統會計算出一個單向加鹽雜湊值，用以檢查是否有重複投票並統計地理彙總數據。原始 IP 位址絕不會寫入資料庫表格或日誌記錄檔中，既能杜絕重複投票，又能切實保護填答者隱私。
企業組織問卷與填答表單是否完全無廣告？
是的。企業組織問卷、受訪者填答頁面以及管理控制台絕不顯示任何廣告。雖然個人用戶建立的公開投票在取得 Cookie 同意後可能會顯示 Google AdSense 廣告（除非建立者主動關閉），但所有組織問卷均維持全程零廣告，且完全排除第三方廣告追蹤網路。
問卷資料儲存在哪裡？填答者資料是否會與 AI 服務共享？
所有問卷資料皆安全託管於歐盟境內的伺服器。OnlinePoll 為組織帳號提供土耳其語的自動化 AI 報表功能，但所有分析皆在平台專屬的自有伺服器架構上直接運算生成。受訪者的資料絕不會傳輸至第三方 AI 服務或外部 API。
如何為我的問卷新增 KVKK 告知文本與同意勾選方塊？
在組織問卷編輯器中，您可以直接在問卷設定中輸入正式的告知文本（Aydınlatma Metni），並開啟強制同意勾選方塊。您也可以在任何問卷頁面中插入專屬的同意題型，並為跨國填答者配置多語系內容。