Varsayılan olarak anonim: Neler saklanır, neler saklanmaz?
Katılımcı gizliliğini korumak, altyapı düzeyinde sıkı bir veri minimizasyonu gerektirir. OnlinePoll, bireylerin gereksiz kişisel verilerini paylaşmadan anketleri doldurabilmelerini sağlayan varsayılan olarak anonim bir mimariyle çalışır.
Veri işleme uygulamaları
- Ham IP saklanmaz: Ham IP adresleri asla kaydedilmez. Platform, yalnızca mükerrer katılımları tespit etmek ve toplu ülke ile şehir istatistikleri oluşturmak amacıyla tek yönlü tuzlanmış özetler (salted hash) üretir.
- Takip kodu içermez: Katılımcı sayfalarında üçüncü taraf analiz araçları, çerezler veya siteler arası takip kodları bulunmaz.
- Reklamsız anket ortamı: Kurumsal anketlerde, katılımcı sayfalarında ve yönetim panellerinde hiçbir zaman reklam gösterilmez.
Örneğin bir hastane zinciri kliniklerine yönelik bir kalite anketi dağıttığında, hastalar soruları yanıtlayıcı bağlantıları üzerinden doldurur. OnlinePoll, yanıtları ilgili klinik düğümü altında kaydeder ve hasta kimliklerini toplamadan cihaz sayılarını toplu olarak gösterir.
KVKK ve GDPR'a tam uyum sağlamak için anketlerinizi kapalı uçlu soru tipleriyle tasarlayın ve gereksiz kimlik bilgisi talep etmekten kaçının.
KVKK uyumlu anket aracında aydınlatma metni ve açık rıza onayları
Veri koruma mevzuatları, kurumların geri bildirim toplamadan önce veri işleme amaçlarına dair açık bilgilendirme yapmasını zorunlu kılar. OnlinePoll, aydınlatma metinlerini yayınlamanız ve doğrulanabilir açık rıza almanız için yerleşik anket oluşturma kontrolleri sunar.
Adım adım açık rıza yapılandırması
- Aydınlatma metni ekleyin: Anket ayarlarına gidin ve resmi KVKK Aydınlatma Metninizi veya GDPR gizlilik bildiriminizi girin.
- Açık rıza onay kutusunu etkinleştirin: Katılımcıların sorulara geçmeden önce onay vermelerini zorunlu kılan açık rıza seçeneğini aktif edin.
- Açık rıza soruları ekleyin: Açık onay gerektiren belirli sayfalara özel onay ve rıza soru tipleri yerleştirin.
- Çok dilli metinlerden yararlanın: Yasal bildirimleri Türkçe, İngilizce veya desteklenen diğer dillerde sunmak için çok dilli anket metinlerini yapılandırın.
Örneğin tedarikçilerini değerlendiren bir perakende şirketi, ilk sayfada yasal aydınlatma metnini gösterir. Tedarikçi temsilcisi, tedarikçi değerlendirme matrisi sorularını yanıtlamadan önce zorunlu onay kutusunu işaretler.
Aydınlatma metinlerini güncellerken anket sürümleme özelliğini kullanın; böylece her veri toplama döneminde hangi metnin aktif olduğunu net şekilde kayıt altında tutabilirsiniz.
Veri saklama, tekil yanıt anonimleştirme ve kayıt silme
Yasal gizlilik ilkeleri uyarınca kurumlar, kişisel verileri gerekenden daha uzun süre saklamamalıdır. OnlinePoll, yöneticilere münferit kayıtlar ve genel anket yaşam döngüleri üzerinde doğrudan kontrol sağlar.
Veri yaşam döngüsü yönetimi
- Tekil yanıt görüntüleyici: İçerikleri doğrulamak ve yanlışlıkla gönderilen kimlik bilgilerini tespit etmek için yanıt listesindeki bireysel anket yanıtlarını inceleyin.
- Anonimleştirin veya silin: Doğrudan kontrol panelinden belirli yanıtları anonimleştirin veya tüm yanıt kaydını kalıcı olarak silin.
- Süreli sonuç bağlantıları: Raporlara süresiz erişimi engellemek için isteğe bağlı son kullanma tarihine sahip salt okunur toplu sonuç bağlantıları paylaşın.
- Veri dışa aktarma ve temizleme: Tamamlanan veri setlerini yerel uyum arşivleriniz için CSV veya XLSX tabloları olarak dışa aktarın, ardından süresi dolan anketleri platformdan silin.
Örneğin yıllık değerlendirme yapan bir İK departmanı, tamamlanan yanıt tablolarını kurum içi uyum kayıtları için dışa aktarır ve ardından önceki döneme ait yanıtları platformdan siler.
Paylaşılan analist bağlantılarına son kullanma tarihleri belirleyerek ve dışa aktarılan veriler güvenle arşivlendiğinde kapanan anket projelerini temizleyerek düzenli veri hijyeni rutinleri oluşturun.
Avrupa Birliği veri barındırma ve güvenlik kontrolleri
Verilerin barındırıldığı konum ve sistem mimarisi, mevzuata uyumda kritik bir rol oynar. OnlinePoll, tüm platform verilerini, veritabanlarını ve uygulama hizmetlerini Avrupa Birliği sınırları içindeki sunucularda barındırır.
Güvenlik mimarisine genel bakış
| Güvenlik Katmanı | Uygulama Detayları | Uyum Değeri |
|---|---|---|
| Veri Barındırma | Avrupa Birliği'ndeki sunucular | GDPR standartları ve veri aktarımı gereksinimleriyle tam uyum |
| Yapay Zeka Raporlama | Kendi sunucularında üretilen Türkçe yapay zeka raporları | Veriler hiçbir zaman üçüncü taraf yapay zeka platformlarıyla paylaşılmaz |
| Erişim Kontrolü | Ekip rolleri ve isteğe bağlı iki adımlı doğrulama | Yönetim paneli erişimini güvenceye alır |
Örneğin bir yönetici Türkçe otomatik yapay zeka özet raporu talep ettiğinde platform, analizi aylık kota limitleri dahilinde doğrudan kendi yerel sunucularında oluşturur ve katılımcı verilerinin platform dışına çıkmasını engeller.
Yönetim güvenliğini korumak için uygun ekip rollerini (yönetici, düzenleyici, analist, görüntüleyici) tanımlayın ve ekip üyelerinin iki adımlı doğrulamayı etkinleştirmesini zorunlu kılın.
Uygulamada KVKK ve GDPR ilgili kişi taleplerinin yönetimi
KVKK ve GDPR, bireylere kişisel verilerine erişim, düzeltme ve silme dahil olmak üzere yasal haklar tanır. Bu talepleri karşılamak, pratik platform kontrolleri ve net operasyonel süreçler gerektirir.
Veri taleplerinin yönetimi
- Anonim geri bildirim: Anketlerde kişisel veri talep edilmediğinde yanıtlar gerçek kişilerle ilişkilendirilemez ve yönetim yükü asgari düzeyde kalır.
- Kimliği belirlenebilir geri bildirim: Anketlerde metin, e-posta veya telefon soruları yoluyla iletişim bilgisi toplanıyorsa yöneticiler yanıt listesinden ilgili kayıtları bularak anında silebilir veya anonimleştirebilir.
- Platform başvuruları: Katılımcılar ve platform kullanıcıları, yasal KVKK ve GDPR haklarını kullanmak için [email protected] adresine e-posta gönderebilir.
- Kötüye kullanım bildirimi: Katılımcıların usulsüz veri toplama uygulamalarını bildirebilmesi için her anket sayfasında kötüye kullanım bildirim mekanizması bulunur.
Örneğin bir iş başvurusu adayı, e-posta adresiyle gönderdiği mülakat geri bildirim formunun silinmesini talep ettiğinde, İK yöneticisi yanıt listesini filtreleyerek ilgili kaydı siler.
Giriş metninizde anketin tamamen anonim mi olduğunu yoksa takip iletişimi için iletişim bilgisi mi topladığını her zaman açıkça belirtin.
Organizasyon şemalarıyla anonim çalışan anketi uygulama
Anonim bir çalışan anketi yürütmek, bireysel gizlilikten ödün vermeden departman düzeyindeki eğilimleri tespit etmeyi gerektirir. OnlinePoll, esnek organizasyonel yapıları gizlilik odaklı veri toplama ile birleştirir.
Adım adım uygulama
- Organizasyon şemanızı yapılandırın: Sınırsız derinlikte özel düğüm türleri oluşturun (Bölge → Şube → Departman gibi) veya hiyerarşinizi CSV yüklemesiyle içe aktarın.
- Düğüm toplayıcıları atayın: Her şube veya ekip için özel web bağlantıları ve yazdırılabilir afişlere sahip QR kodları oluşturun.
- Bir anket şablonu uygulayın: Hazır Türkçe çalışan nabız şablonunu seçin veya derecelendirme, NPS, matris ve sıralama türlerini kullanarak özel sorular oluşturun.
- Kümülatif analizleri değerlendirin: Katılımcıların kimliklerini açığa çıkarmadan şubeler ve bölgeler genelindeki canlı kümülatif yanıtları inceleyin.
Örneğin ülke çapında faaliyet gösteren bir perakendeci, 40 mağaza dinlenme odası için QR kodlu afişler basar. Mağaza çalışanları afişi taratarak nabız yoklama sorularını telefonlarından yanıtlar. Bölge müdürleri birleştirilmiş memnuniyet puanlarını incelerken bireysel yanıtlar tamamen anonim kalır.
Küçük ekiplerde anket uygularken, yöneticilerin yazı tarzından çalışan kimliğini tahmin etmesine yol açabilecek aşırı spesifik açık uçlu sorulardan kaçının.
Sıkça sorulan sorular
OnlinePoll, Türkiye'deki KVKK ve Avrupa'daki GDPR düzenlemeleriyle uyumlu mu?
Evet. OnlinePoll, veri minimizasyonu ve varsayılan olarak gizlilik ilkeleri doğrultusunda tasarlanmıştır. Platform verileri Avrupa Birliği içinde barındırır, ham IP adreslerini asla kaydetmez ve hiçbir üçüncü taraf takip kodu içermez. Kurumsal hesaplar; özel aydınlatma metinleri ve zorunlu açık rıza onay kutuları ekleyebilir, tekil yanıt anonimleştirme ve silme araçlarıyla veri saklama süreçlerini yönetebilir. Yasal ilgili kişi hakları talep üzerine eksiksiz olarak karşılanır.
OnlinePoll, IP adreslerini saklamadan mükerrer oyları nasıl engeller?
OnlinePoll, ham IP adreslerini saklamak yerine tuzlanmış kriptografik özetler (salted hash) kullanır. Bir katılımcı yanıt gönderdiğinde sistem, mükerrer oy kontrolü yapmak ve toplu coğrafi sayıları hesaplamak için tek yönlü tuzlanmış bir özet üretir. Ham IP adresleri hiçbir zaman veritabanı tablolarına veya günlük (log) dosyalarına yazılmaz; böylece mükerrer katılımlar engellenirken katılımcı gizliliği tam olarak korunur.
Kurumsal anketler ve katılımcı formları tamamen reklamsız mı?
Evet. Kurumsal anketler, katılımcı sayfaları ve yönetim panelleri hiçbir zaman reklam göstermez. Bireysel kullanıcılar tarafından oluşturulan herkese açık anketler çerez onayının ardından Google AdSense reklamları gösterebilse de (oluşturan kişi devre dışı bırakmadığı sürece), tüm kurumsal anketler tamamen reklamsızdır ve üçüncü taraf reklam takip ağlarından arındırılmıştır.
Anket verileri nerede saklanır ve katılımcı verileri yapay zeka hizmetleriyle paylaşılır mı?
Tüm anket verileri, Avrupa Birliği'nde bulunan sunucularda güvenli bir şekilde barındırılır. OnlinePoll, kurumsal hesaplar için Türkçe otomatik yapay zeka raporlama özelliği sunar; ancak bu analiz doğrudan platformun kendi sunucu altyapısında üretilir. Katılımcı verileri hiçbir zaman üçüncü taraf yapay zeka servislerine veya harici API'lere aktarılmaz.
Anketime nasıl KVKK aydınlatma metni ve açık rıza onay kutusu ekleyebilirim?
Kurumsal anket oluşturucuda, resmi Aydınlatma Metninizi doğrudan anket ayarlarına girebilir ve zorunlu açık rıza onay kutusunu aktif hale getirebilirsiniz. Ayrıca dilediğiniz anket sayfasına özel rıza soru tipini ekleyebilir ve uluslararası katılımcılar için çok dilli metinler tanımlayabilirsiniz.